La cuenta atrás para uno de los mayores cambios en la forma de facturar de empresas y profesionales ya ha comenzado. La factura electrónica obligatoria entre empresarios tiene por fin un calendario definitivo después de que Hacienda publicara la orden que regula su solución pública. Las primeras compañías tendrán que adaptarse desde el 6 de octubre de 2027 y, un año después, la obligación alcanzará al resto de negocios y autónomos incluidos en la normativa.
La Orden HAC/1028/2026 fue publicada en el Boletín Oficial del Estado el 5 de octubre y entró en vigor al día siguiente. Ese momento resulta fundamental porque activa formalmente los plazos previstos en la Ley Crea y Crece y en el Real Decreto 238/2026. Hasta ahora existía la obligación futura de utilizar la factura electrónica, pero faltaba la pieza normativa que pusiera en marcha el calendario.
El cambio se producirá de forma escalonada. Desde el 6 de octubre de 2027 deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas aquellos empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones a efectos del IVA haya superado los ocho millones de euros durante el año natural anterior.
Los autónomos y pequeñas empresas tendrán hasta octubre de 2028
Para el resto habrá un año adicional de margen. La factura electrónica será obligatoria desde el 6 de octubre de 2028 para los demás empresarios y profesionales afectados, lo que incluirá a buena parte de las pymes y trabajadores autónomos que realizan operaciones comerciales con otros negocios.
La obligación se centra esencialmente en las relaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España. No supone, por tanto, que cualquier pequeño comercio tenga que utilizar automáticamente este sistema cuando vende un producto a un consumidor particular. El núcleo de la reforma son las denominadas operaciones B2B, es decir, aquellas realizadas entre empresas o profesionales.
El cambio puede afectar a una parte muy importante del tejido productivo español. El Directorio Central de Empresas del INE contabilizaba 3,31 millones de empresas económicamente activas, aunque esta cifra estadística no debe confundirse directamente con el número de sujetos que finalmente estarán obligados a utilizar la nueva factura electrónica, ya que existen excepciones y situaciones específicas.
Un PDF dejará de ser suficiente como factura electrónica
Uno de los aspectos fundamentales de la reforma es que no bastará simplemente con crear una factura en PDF y enviarla por correo electrónico. El nuevo sistema exige que la factura electrónica sea un documento estructurado que pueda ser procesado automáticamente por los sistemas informáticos.
La normativa admite diferentes formatos estandarizados y establece un sistema formado por plataformas privadas y por una nueva Solución Pública de Facturación Electrónica gestionada por la Agencia Tributaria. Las empresas podrán utilizar un proveedor privado, la plataforma pública o combinar ambas posibilidades.
Hacienda ofrecerá además una herramienta gratuita pensada especialmente para pymes y autónomos. Permitirá emitir y recibir facturas, gestionar información sobre su estado y comunicar los pagos sin necesidad de contratar obligatoriamente una plataforma privada.
Las empresas que opten por soluciones privadas tampoco quedarán desconectadas de Hacienda. Esas plataformas tendrán que remitir simultáneamente a la solución pública una copia fiel de cada factura, de modo que la Agencia Tributaria disponga de un repositorio del sistema.
Hacienda podrá saber cuándo se ha pagado una factura
La reforma va más allá de sustituir el papel o el PDF por un archivo estructurado. Una de las finalidades de la factura electrónica es mejorar el control sobre los plazos de pago y disponer de información más precisa sobre la morosidad entre empresas.
Los destinatarios tendrán que comunicar determinados estados de las facturas, incluida su aceptación o rechazo y, especialmente, el pago efectivo completo y la fecha en que se produce. Con carácter general, la información deberá comunicarse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales.
También en este apartado existe un calendario gradual. Las empresas con más de ocho millones de euros comenzarán a informar sobre los estados y pagos desde octubre de 2027. Las personas jurídicas de menor tamaño lo harán desde octubre de 2028, mientras que para determinadas personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas esta obligación concreta se retrasará hasta el 6 de octubre de 2029.
Las primeras empresas tendrán que convivir temporalmente con el PDF
La transición incluye además una medida destinada a evitar problemas entre empresas que entren en el nuevo sistema en momentos diferentes. Durante los primeros doce meses de aplicación para las compañías que superen los ocho millones de euros, estas deberán acompañar sus facturas electrónicas con un documento PDF que garantice su lectura cuando el destinatario todavía no esté obligado a trabajar con el nuevo formato, salvo que acepte expresamente recibir únicamente la factura estructurada.
Existen igualmente algunas excepciones. Determinadas operaciones documentadas mediante facturas simplificadas quedan fuera de la obligación, aunque la normativa contempla particularidades y permite establecer nuevas exclusiones cuando sean necesarias para el funcionamiento de sectores concretos.
La factura electrónica inicia así una transición que se extenderá durante los próximos tres años. Octubre de 2027 será el primer gran punto de inflexión, octubre de 2028 llevará el sistema a la mayoría de empresarios y profesionales y 2029 completará determinadas obligaciones de información.
Después de años de desarrollo normativo, el calendario ya está en marcha. Para las empresas que superen los ocho millones de euros, queda menos de un año para adaptar sus sistemas. Para autónomos y pequeñas empresas el margen es mayor, pero el destino es el mismo: la factura electrónica dejará de ser una opción para convertirse en la forma habitual de facturar entre negocios en España.