El Ministerio de Trabajo y Economía Social ultima una reforma que cambiará el registro de la jornada laboral para siempre. Cuando se apruebe la medida, el registro del horario será completamente digital. Ya no sólo será obligatorio “fichar”, como hasta ahora. También será obligatorio hacerlo mediante soportes digitales seguros.
A través de esta medida, el Gobierno espera poder eliminar cualquier manipulación de los datos registrados por parte de las empresas.
Con esta nueva ley, la Inspección de Trabajo podrá supervisar en cualquier momento y de forma remota los registros, con sanciones para los empleadores de hasta 10.000 euros por trabajador en caso de descubrir incumplimientos.
Adiós al papel y las sanciones por incumplimiento
Hasta ahora, ha sido totalmente válido realizar el fichaje de inicio y conclusión de jornada mediante firmas manuales o incluso documentos de tipo Excel.
Sin embargo, la nueva medida que prepara Trabajo eliminaría este tipo de registros.
Sólo serían válidos software homologados que permita registrar más allá de la entrada y la salida del trabajador, dejando constancia de las horas efectivas de trabajo, incluyendo horas extra e interrupciones. Asimismo, la trazabilidad debe ser transparente, y debe impedir a la empresa poder modificar posteriormente los registros.
El coste de este tipo de programas preocupa al sector empresarial, además del endurecimiento de las sanciones. De infracciones genéricas, el incumplimiento del registro horario pasará a individualizarse y a volverse mucho más severo en las multas.
Ahora mismo, no disponer de un registro adecuado puede conllevar multas de hasta 7.500 euros. Con esta nueva medida, no contar con el software adecuado, o bien la manipulación o falsificación de los horarios de los empleados se sancionará con hasta 10.000 euros por cada trabajador afectado.
Es decir, de una única multa por empresa como hasta ahora, la cuantía de la infracción se multiplica por cada contrato afectado y con una cifra económica a abonar mucho más elevada.
¿Cuándo entra en vigor el registro digital obligatorio de la jornada?
La intención del Gobierno de Pedro Sánchez era realizar el trámite normativo a finales de 2025. No obstante, el bloqueo del Congreso y las negociaciones con la patronal aplazaron la aprobación del registro digital de la jornada y su imposición como obligatorio.
Después de conseguir aprobar el nuevo SMI, se espera que uno de los próximos pasos de Trabajo sea llevar adelante esta medida. En estos momentos, la publicación del texto definitivo en el Boletín Oficial del Estado (BOE) se espera durante este primer semestre de 2026.
No obstante, una vez entre en vigor la medida, las empresas dispondrán de unos 20 días para realizar la transición hacia las plataformas digitales homologadas. Pasado este periodo de gracia, las empresas que no justifiquen debidamente su no migración se enfrentarán a importantes multas.
Este traslado digital del fichaje laboral plantea varios desafíos, especialmente en cuanto a la protección de datos. La LOPD es muy severa respecto a los sistemas invasivos, como los biométricos (reconocimiento facial, huella dactilar…).
Por tanto, las plataformas homologadas probablemente serán aquellas que permitan accesibilidad total, desde cualquier dispositivo. O incluso con geolocalización habilitada en el momento del fichaje de entrada o salida, vital para teletrabajadores o empleados en movilidad.
La nueva ley tendrá que lidiar con estos retos, buscando el cumplimiento real de los horarios laborales sin llegar a invadir la privacidad de los trabajadores y las trabajadoras del país.